Mimpi buruk implementasi aplikasi bisnis

Apakah Anda pernah mendengar tentang kisah tragis tentang implementasi aplikasi bisnis pada suatu perusahaan ? Berdasarkan pengalaman penulis, selama berinteraksi dengan dunia IT, banyak ditemukan kisah-kisah yang kurang menyenangkan seputar implementasi aplikasi bisnis, baik yang dialami oleh pembeli (user) ataupun yang dialami oleh vendor (pembuat software).

Kisah-kisah tersebut, biasanya disebabkan oleh masalah-masalah klasik yang menyebabkan implementasi yang tidak jelas ujungnya, seperti :

• Business Consultant menganggap gampang / remeh masalah-masalah kecil yang ditemukan pada tahapan user requirement analysis, statemen seperti : ah ..., itu gampang, beres, dijamin pasti jalan, dll, sering diucapkan oleh yg bersangkutan.
• Hal di atas memicu pembeli software mentuntut dipenuhinya janji-janji 'kosong' yang diberikan oleh business consultant. Hal ini biasanya juga menyebabkan konflik internal antara bagian marketing dengan bagian technical.
• Kondisi di atas, biasanya diperparah dengan ketidakjelasan kontrak / kesepakatan tentang pengembangan aplikasi, sehingga kedua belah pihak bisa mengajukan argumentasi berdasarkan interpretasi masing-masing.

Selain permasalahan di atas, juga sering ditemukan masalah lain, seperti :

• Person yang menginginkan implementasi software pada suatu perusahaan, bukanlah person yang akan terlibat di dalam implementasi, sehingga sering muncul request-request baru yang kadangkala berbeda sekali dengan requirement yang dibicarakan diawal.
• Budaya kerja perusahaan yang susah untuk menerima perubahan, karena sudah nyaman dengan sistem yang digunakan saat ini meskipun masih manual.
• Kualitas database yang dimiliki perusahaan kurang bagus, sehingga memperlama proses implementasi.

Kondisi-kondisi ini jika dibiarkan terus-terusan terjadi, akan memunculkan kondisi psikologis yang tidak menguntungkan, seperti :

• Pengguna software yang trauma dan frustasi terhadap implementasi IT, padahal biaya yang dikeluarkan sudah sangat besar. Pengguna software seperti ini biasanya sangat antipati dan berhati-hati pada saat akan memilih software yang baru.
• Banyak orang yang 'kapok' untuk berbisnis aplikasi, bahkan sudah sangat banyak perusahaan IT di Indonesia yang buka- tutup.
  

Di bawah ini merupakan beberapa tips bagi vendor software untuk menghindari kejadian di atas :

1. Buatlah visi produk yang jelas
2. Terapkanlah suatu best practise pada suatu proses bisnis, sehingga didapat sebuah produk standar yang dapat mengakomodir mayoritas kebutuhan pada proses bisnis tersebut.
3. Buatlah aturan / rule yang jelas terhadap pembelian / penggunaan software